Intranet

Une communication claire est essentielle dans tout environnement de travail. Un intranet est un outil qui aide les équipes à rester connectées. Principalement utilisé pour la communication interne, il facilite la collaboration et le partage d’informations entre les employés. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un intranet, son fonctionnement et les avantages qu’il peut apporter à votre organisation.

Qu’est-ce qu’un intranet

Par définition, un intranet est un réseau privé et sécurisé mis en place par une organisation pour permettre aux employés de communiquer, collaborer et gérer leurs tâches efficacement. Considérez-le comme un réseau interne qui partage des services d’information, reliant différentes parties d’une même entreprise.

Les intranets ont transformé la manière dont les entreprises fonctionnent, notamment en termes d’engagement des employés. Autrefois complexes et difficiles d’accès, les intranets modernes servent aujourd’hui de portails où les entités partagent des mises à jour internes exclusives. Ils permettent aux employés d’accéder à des informations confidentielles, des formulaires, des applications, des liens et des bases de données de l’entreprise.

Contrairement à Internet, accessible à tous, les intranets sont détenus et gérés par des organisations de manière privée. Cela signifie qu’ils ne sont accessibles qu’à des utilisateurs spécifiques, généralement les membres de l’entreprise. Ces utilisateurs autorisés y accèdent via des adresses IP, des systèmes de single sign-on (SSO) et d’autres identifiants d’entreprise.

À quoi sert un intranet

L’objectif principal d’un intranet est d’améliorer la communication, la collaboration et l’engagement des employés. Il aide à maintenir les priorités des employés, ce qui est particulièrement crucial avec la montée du télétravail dans les entreprises.

Les logiciels d’intranet regroupent de nombreuses informations et services, tels que :

• •Partage de fichiers et gestion de documents
• •Calendriers, ressources marketing et politiques internes
• •Blogs et flux d’actualités
• •Événements clés et jalons de l’entreprise
• •Quiz et sondages
• •Espaces de travail pour les projets collaboratifs
• •Processus métier automatisés, y compris des formulaires en ligne
• •Annuaires des employés

Mettre en place un intranet contribue à créer un environnement de travail favorisant l’efficacité et la productivité. Ces outils s’intègrent également bien avec d’autres solutions de communication utilisées par les entreprises, comme Microsoft Suite ou Skype.

Comment fonctionne un intranet Mise en place d’un système réseau intranet

Les intranets sont essentiels pour une entreprise performante. Mais comment fonctionnent-ils concrètement

Tout d’abord, sachez que ces réseaux sont gérés en interne par les équipes informatiques de l’entreprise. Le réseau privé n’est accessible qu’aux utilisateurs autorisés. Selon l’organisation, ce réseau peut prendre la forme d’un site web, d’un ensemble d’outils de collaboration, d’un système de communication interne ou encore d’une plateforme de partage de connaissances.

Comme tout processus dans le secteur technologique, la mise en place d’un réseau privé comprend plusieurs étapes : analyse, planification, développement, implémentation et maintenance. De plus, quatre composants principaux sont nécessaires pour une configuration réussie : un serveur web, des ordinateurs en réseau, des firewalls et des applications générales.

Utilisation d’un serveur web pour l’hébergement

Pour créer l’intranet de votre entreprise, un serveur web est indispensable. Ce serveur constitue le cœur du système et comprend à la fois du matériel (hardware) et des logiciels (software).

Le matériel est la machine physique qui stocke vos données et programmes. La taille et la puissance du serveur dépendent du nombre d’utilisateurs et de l’usage prévu. Si votre intranet doit supporter des milliers d’utilisateurs et diffuser des vidéos, un serveur puissant avec une large bande passante sera nécessaire. En revanche, pour un site simple, textuel et destiné à quelques utilisateurs, un serveur de base suffira.

Le logiciel du serveur permet de localiser et d’envoyer les fichiers aux bons utilisateurs. Cette configuration étant technique, elle est généralement prise en charge par des professionnels de l’informatique.

Il est recommandé de disposer d’un serveur de secours. Ainsi, en cas de panne du système principal, vous ne perdrez pas de données importantes.

Création d’un réseau d’ordinateurs

Ensuite, il est nécessaire d’installer et de configurer le serveur dans un réseau afin que les utilisateurs puissent connecter leurs ordinateurs. Pour accéder à l’intranet, les employés doivent d’abord être connectés au réseau local (LAN).

Ces ordinateurs doivent également être équipés de navigateurs web tels que Firefox, Chrome ou Safari. Par ailleurs, évaluez les besoins de votre entreprise avant de configurer un réseau. Cela permet d’optimiser l’utilisation de votre intranet et de renforcer les points faibles de votre organisation.

Sécurisation du système avec des pare-feu

La sécurité de votre intranet est primordiale. Un pare-feu (firewall) agit comme une barrière entre votre réseau interne et l’Internet public, protégeant ainsi vos données.

Le pare-feu vérifie toutes les données entrant et sortant de votre réseau. Il applique les règles de sécurité de votre entreprise pour bloquer les accès non autorisés. Cela protège les informations sensibles des intrusions extérieures et vous donne un contrôle sur les données partagées au sein de l’entreprise.

Assurez-vous d’installer un pare-feu lors de la mise en place de votre intranet et de le maintenir à jour régulièrement.

Intégration de logiciels généraux

Vous pouvez ajouter d’autres logiciels d’application sur le serveur web de l’intranet, à condition qu’ils soient pertinents pour votre activité. Les applications adaptées permettent aux utilisateurs de travailler de manière optimale. Cela peut inclure des outils de conférence web ou des solutions CRM complètes. Intégrer ces applications est une manière de créer un système intranet productif.

Que devrait inclure un intranet

Un bon intranet doit comporter des fonctionnalités clés pour améliorer le travail de votre équipe. Bien que les besoins varient d’une entreprise à l’autre, la plupart des systèmes intranet devraient inclure les outils de base suivants :

• •Ressources clés ou manuel. Un intranet doit non seulement contenir des informations de haut niveau, mais aussi centraliser les ressources essentielles.
• •Annonces et mises à jour descendantes. Votre intranet doit être un espace où les employés peuvent facilement partager des informations liées au travail, comme des mises à jour, des annonces et des newsletters.
• •Objectifs et KPI de l’entreprise. La bonne plateforme offre un espace pour documenter et centraliser les objectifs clés, les KPI et la stratégie, accessibles à tous.
• •Calendrier et événements. Il est judicieux d’héberger un calendrier d’entreprise pour afficher les événements importants, tels que les réunions, les jours fériés ou les dates clés pour les employés. Créez ces événements sur Google ou Outlook pour synchroniser les informations avec l’intranet.
• •Annuaire d’équipe. Il est nécessaire de permettre aux employés de comprendre la structure de l’organisation. Un annuaire d’équipe leur permet de naviguer dans l’entreprise et d’obtenir toutes les informations nécessaires.
• •Design interactif. Assurez-vous que le logiciel est convivial et facile à utiliser.

L’objectif est de disposer d’un réseau qui rationalise les processus de votre organisation. Il sert de canal pour diverses fonctions commerciales, y compris la communication interne, la création et le partage de contenu, ainsi que la gestion de documents.

Avantages d’un intranet

Même si les outils numériques sont aujourd’hui omniprésents dans la communication, un intranet moderne, géré par une équipe interne compétente, offre encore de nombreux avantages. Les entreprises qui utilisent des intranets peuvent en tirer plusieurs bénéfices :

• •Meilleur engagement des employés. Les intranets tiennent les employés informés et leur permettent de donner et de recevoir des retours rapidement.
• •Communication interne renforcée. Ils améliorent les échanges entre les dirigeants et le personnel, ainsi qu’entre les équipes.
• •Stockage de fichiers simplifié. Les intranets facilitent le déplacement et le stockage des fichiers dans un emplacement centralisé.
• •Réduction des coûts. Puisque toutes les informations, comme les contacts, formulaires et documents, sont centralisées, les entreprises économisent sur les frais d’impression et de distribution.

Inconvénients d’un intranet

Bien que les intranets offrent de nombreux avantages, il est important de connaître certains inconvénients potentiels avant d’en mettre un en place :

• •Temps d’apprentissage. Certains systèmes intranet peuvent être complexes à utiliser. Ils incluent souvent de nombreuses fonctionnalités inconnues pour la plupart des employés. Pour les débutants, le stockage de fichiers peut sembler déroutant. Même si l’équipe informatique configure le système, une formation est nécessaire. Si l’interface n’est pas intuitive, les utilisateurs pourraient rencontrer des difficultés.
• •Problèmes d’accès pour les télétravailleurs. Les intranets favorisent la connexion entre les équipes sur site et à distance, mais tous les systèmes ne sont pas adaptés au télétravail. Certains ne fonctionnent que sur des ordinateurs de bureau. Les employés à distance peuvent avoir besoin d’un VPN pour se connecter depuis leur domicile ou en déplacement.

Applications des intranets

Les intranets sont utiles pour de nombreux types d’organisations, pas seulement les grandes entreprises. Ils sont souvent utilisés pour :

• •La gestion de bases de données
• •La gestion de la chaîne d’approvisionnement
• •La gestion des données des employés
• •La gestion du temps et des rapports
• •La gestion des salaires et des congés
• •Le développement des compétences
• •La création d’une culture d’entreprise cohésive
• •L’évaluation des performances des employés

Les intranets sont particulièrement adaptés aux entreprises axées sur la communication, utilisant des outils comme les appels vidéo, les emails et la messagerie. Ces fonctionnalités permettent aux employés de rester connectés à travers les équipes.

Ils sont également utiles pour les entreprises de marketing afin de gérer des contenus média, les retours clients, les publications sur les réseaux sociaux et les publicités. Les écoles et universités en bénéficient aussi : les étudiants peuvent apprendre en ligne, partager des fichiers et communiquer en temps réel sans être sur le campus.

Exemples d’intranets

De nombreuses entreprises proposent des solutions d’intranet ou des structures adaptées à ceux qui en ont besoin. Parmi elles, on trouve :

• •Microsoft SharePoint
• •Happeo
• •Yammeo
• •Workplace by Meta
• •Trimble

Toutes ces solutions logicielles de réseau privé permettent aux utilisateurs de collaborer, communiquer et transférer des données et informations rapidement et facilement.

Questions fréquentes

Qui peut accéder au réseau intranet

Les intranets sont des réseaux privés gérés par une entreprise. Seuls les employés ou les personnes autorisées par l’entreprise peuvent y accéder.

Qu’est-ce qu’un site intranet

Un site intranet est une page web ou un portail privé réservé au personnel. Il partage des mises à jour de l’entreprise et aide les employés à travailler plus efficacement en améliorant la communication et la collaboration.

Qu’est-ce qu’un extranet

Un extranet est similaire à un intranet, mais il est également accessible à des personnes extérieures à l’entreprise, comme des contractants, partenaires ou fournisseurs.

Quelle est la différence entre un intranet et un extranet

Un intranet est réservé aux personnes internes à une entreprise. Un extranet inclut des utilisateurs externes, comme des clients ou des partenaires commerciaux. Les deux sont privés, mais ils servent des groupes diffçrents.

Un intranet peut-il fonctionner sans Internet

Non. Une connexion Internet est nécessaire pour accéder à l’intranet de l’entreprise. Votre appareil doit être connecté au réseau local (LAN) de l’entreprise.

Quelle est la différence entre Internet et intranet

Internet est accessible à tous dans le monde entier. Un intranet est privé et réservé à certaines personnes, comme le personnel de l’entreprise.

Quels sont des exemples d’intranets

De nombreuses plateformes intranet sont utilisées par des petites et grandes entreprises. Parmi les exemples, on trouve Microsoft SharePoint, Axero, Happeo, Workplace by Meta et Jostle.